Đặt câu hỏi không chỉ là cách để bạn cho mentee ( người được cố vấn) biết rằng bạn đang theo dõi cuộc trò chuyện, mà quan trọng hơn là để bạn khai thác và tìm hiểu về mentee của mình cũng như khơi gợi ra vấn đề mà bạn có thể giúp đỡ cho mentee.

         Thực tế, có nhiều loại câu hỏi với những chức năng khác nhau mà mentor có thể sử dụng để đào sâu tối đa mentee của mình. Sau đây là một số phương pháp khá phổ biến khi đặt câu hỏi, khi nào nên (không nên) sử dụng chúng.

1. Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng thường nhận được câu trả lời là một từ, hoặc câu trả lời rất ngắn. Ví dụ khi bạn hỏi “Bạn có thích làm kế toán không?”, “Kết quả học tập của em thế nào?”, “Em thích hoạt động ngoại khóa không?”,... chỉ câu trả lời nhận được sẽ là “Có” hoặc “Không” 

Câu hỏi mở sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ cái gì, tại sao hay bằng cách nào. Một câu hỏi mở đánh vào kiến thức, sự hiểu biết, quan điểm hoặc cảm xúc của người trả lời. Bạn có thể sử dụng các cụm từ “Quan điểm của bạn về chuyện này là…” hay “Hãy kể cho tôi nghe về…” để đặt câu hỏi mở.

Câu hỏi mở sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp:

Phát triển một cuộc trò chuyện mở: "Em có dự định gì trong 2 tháng tới chưa?"

Tìm kiếm thêm thông tin: “Em nghĩ chúng ta cần làm gì tiếp theo để đạt được mục đích?"

Tham khảo ý kiến người khác: “Em nghĩ như thế nào về cách giải quyết này của tôi?”

Thăm dò ý kiến, gợi mở sáng tạo cho người trả lời: “Nếu điều đó xảy ra, nó có thể đem lại tác dụng hay gây ra hậu quả gì cho em? Tại sao?”

Còn câu hỏi đóng sẽ hiệu quả khi bạn muốn:

Kiểm tra khả năng hiểu vấn đề của bạn hoặc người khác: “Vậy nếu làm theo giải pháp này, em có thực sự giải quyết được vấn đề không?”

Kết thúc một cuộc đàm phán thương lượng, thảo luận hoặc ra quyết định: “Bây giờ chúng ta đã nắm được vấn đề, em có thấy đây là giải pháp đúng đắn nhất chưa?”

Khi là một mentor, bạn nên sử dụng nhiều các câu hỏi mở để tìm hiểu và gợi mở thêm cho mentee sao cho đưa được câu chuyện đi dài và hiệu quả cho cả cuộc nói chuyện. Câu hỏi đóng đặt ra không đúng lúc có thể “giết chết” cuộc đối thoại và dẫn đến sự im lặng đáng sợ. Tốt nhất chúng ta nên tránh các câu hỏi dạng này khi câu chuyện đang trôi chảy để tăng hiệu quả giao tiếp.

2. Câu hỏi “hình nón”

Kỹ thuật đặt câu hỏi dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung, sau đó đi vào trọng tâm trong mỗi câu trả lời để hỏi sâu hơn theo từng cấp độ, giúp tìm ra bản chất vấn đề. 

Ví dụ:

 ...Điều này có ý nghĩa gì với bạn?/Bạn có thể mở rộng ý này như thế nào?/Theo bạn, bước tiếp theo có thể là gì?/ Tại sao vấn đề này lại quan trọng thế?/ Tại sao bạn nghĩ vậy?/ Bạn có thể nói theo cách khác không?/ Bạn có thể cho một ví dụ không? Bạn có thể giải thích lý do cho mọi người không?/ Bạn cho rằng đâu là vấn đề cốt lõi?

Bằng cách sử dụng kỹ thuật này, mentor có thể biết được tình hình chính xác cụ thể mà mentee đang mắc phải. Nếu chỉ hỏi câu hỏi mở như “Em nói sơ qua về cuộc thi em đang tham gia đi”, có thể mentee sẽ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng và cần thiết

Câu hỏi hình nón hữu dụng cho các tình huống:

Tìm thêm thông tin về một chi tiết cụ thể

Thu hút hoặc làm tăng sự tin tưởng của người đang nói chuyện với bạn

3. Câu hỏi thăm dò

Sử dụng câu hỏi thăm dò là một cách tìm kiếm thông tin khác chẳng hạn như hỏi về một ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ về vấn để mentee vừa nói. Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, nên sử dụng công thức “5 Vì sao” (5 whys) – một phương pháp giúp bạn nhanh chóng nắm được gốc rễ vấn đề.

Câu hỏi thăm dò được sử dụng khi:

Làm rõ vấn đề để hiểu thấu đáo toàn bộ câu chuyện

Lấy được thông tin từ khi người nói đang cố gắng tránh né không tiết lộ cho bạn biết

4. Câu hỏi tu từ

Câu hỏi tu từ không thật sự không phải là câu hỏi vì không đòi hỏi câu trả lời mà chỉ là những câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi 

Người ta sử dụng câu hỏi tu từ vì muốn người nghe dễ dàng đồng thuận và tự đưa ra câu trả lời cho riêng mình “Em có thấy đây là vấn đề rất nghiêm trọng không?” Không cần một câu trả lời chính xác từ đối phương, những câu hỏi này đều sẽ dồn đối phương theo hướng mình mong muốn

Như vậy, để đặt câu hỏi hiệu quả, ngoài việc chú ý những câu hỏi sử dụng, bạn còn cần phải quan sát thái độ, biểu cảm của mentee và hoàn cảnh giao tiếp. Có những trường hợp sử dụng câu hỏi đóng hiệu quả nhưng có những lúc làm cho cuộc hội thoại kết thúc nhanh chóng. Hãy vận dụng những phương pháp đặt câu hỏi một cách hợp lý nhất có thể.