Nhưng nếu ta không lắng nghe những gì ta được họ chia sẻ, hiệu quả của những câu hỏi cả 2 bên đặt ra sẽ không còn liên quan và ta sẽ lỡ mất cơ hội để thể hiện ra những sở thích và sự thấu hiểu của mình đối với người chúng ta đang nói chuyện cùng. Có 4 cách thức chúng ta sử dụng để giao tiếp ( ngoài cách thức giao tiếp không bằng lời nói hay văn bản ( nonverbal - giao tiếp bằng cử chỉ) đó là:

Lắng nghe, thứ không chỉ giúp chúng ta phát triển mối quan hệ 1 cách hiệu quả, nó còn là kĩ năng rất quan trọng nhưng không giống như nói, đọc, viết, chúng ta không được dạy cách thức làm sao để lắng nghe.

1. HEARING or LISTENING

Mặc dù ta dành rất nhiều thời gian để nghe ( hearing) nhưng các chuyên gia đã chỉ ra rằng chỉ 25%-50% thời gian được dành ra trong đó để thật sự lắng nghe ( listening). Nghe là cách phản ứng bị động, trong khi “lắng nghe” là chủ động. Chủ động lắng nghe là kĩ năng đơn giản được sử dụng kết hợp cùng với kĩ năng đặt câu hỏi đúng sẽ giúp bạn và những người bạn giao tiếp có thể tiến đến gần nhau hơn và thấu hiểu hơn, bằng cách đó nâng cao cơ hội cho bạn đạt được những thành quả thực sự giá trị. Bạn đã bao giờ nói chuyện với người bạn biết rằng họ đang không thật sự lắng nghe mình chưa? Thường mọi người sẽ chờ đợi để được nói chứ không thật sự lắng nghe bạn. Và cũng rất thường xuyên khi ai đó nói chen lời của bạn trước khi bạn kết thúc ý kiến của mình. Vậy nên khi chúng ta nói về việc thực sự lắng nghe, có nghĩa là chúng ta đang lắng nghe một cách tập trung nhất để rút ra được những kết luận và những điều người khác thực sự muốn truyền tải chứ không phải giả bộ hay cố gắng cắt ngắn lại những câu trả lời vì kinh nghiệm hay lòng tin của ta về những thứ đang diễn ra. 

Chúng ta có thể làm được điều đó 1 cách đơn giản bằng cách cho phép người đó nói và sau đó tự xem lại chính những gì chúng ta nghĩ đó là những ý truyền tải chính và đi theo với những câu hỏi mở sẽ giúp ta có thêm thông tin. Ta cũng có thể thể hiện cho họ rằng chúng ta đang lắng nghe bằng cách sử dụng cách thức giao tiếp trong khi họ đang nói như: giao tiếp bằng ánh mắt, gật đầu, sử dụng những âm thanh hoặc từ ngữ thể hiện sự quả quyết và thực sự lắng nghe ( như là “uhhuh”, “ tôi hiểu rồi!”). Chúng ta đang thực lắng nghe để rồi thực sự thấu hiểu và khi ta thấu hiểu ta có thể giúp đỡ và ủng hộ, khi đó sẽ nâng cao được chất lượng và hiệu quả công việc. 

2. Công thức EARS để tự đánh giá kĩ năng lắng nghe của mình

3. Tips để cải thiện kĩ năng lắng nghe ( source: Clean Language)

+, Tập trung vào những gì mentee đang nói: Đừng lo lắng về những gì sẽ nói tiếp theo. Nó sẽ đến một cách tự nhiên khi bạn đang dõi theo. Tin tưởng khả năng của bạn để đạt được trình độ đó và kiểm soát sự lo lắng mà bạn đang cảm thấy với hơi thở sâu

+, Tránh sự đánh giá. Bạn có thể không đồng ý với những gì mentee đang nói, nhưng đừng vội đưa cho họ lời khuyên. Nó sẽ điển hình cho người kết thúc cuộc hội thoại, đặc biệt dành cho những thanh thiếu niên

+, Xây dựng lòng tin. Nếu bạn muốn mentee cởi mở chia sẻ với bạn nhiều hơn, bạn ấy sẽ phải cảm thấy tin tưởng ở bạn. Sự tự tin là điều quan trọng để xây dựng mối quan hệ mentor/mentee.

+, Hãy nhìn vào mentee khi bạn ấy nói. Mentee có thể sẽ không muốn nhìn vào bạn, nhưng bạn nên cố gắng có kết nối bằng mắt ( eye contact) với họ. Hãy biết rằng bạn đang ở vị trí nào và thử tự định giá bạn thân mình để có thể ngồi đối diện với mentee hơn là ngồi cạnh bên. Duy trì phong thái và cử chỉ tích cực. Thỉnh thoảng mỉm cười để họ biết mình đang được chú ý

+, Hãy để ý đến tông giọng của mình, điều chỉnh cách nói của mình để biết chắc rằng mình đang nói với 1 âm lượng và tốc độ phù hợp và bình thường nhất. 

Hỏi những câu hỏi mở để hiểu rõ hơn mentee đang muốn nói gì chứ không chỉ là “yes” or “no” mà yêu cầu các bạn ấy phải thực sự suy nghĩ để trả lời như những câu hỏi bắt đầu bằng 5W and 1H

+, Chú ý đến những gì bạn ấy thực sự nói hơn là chú ý đến chính họ hoặc những gì bạn đang nghĩ là ý của họ bằng lời của họ

+, Cho họ thời gian, đừng mất bình tĩnh cho những cơ hội nói của bạn

+, Lập ra 1 timeline kế hoạch nội dung sẽ nói

tự tạo 1 cấu trúc của riêng bạn về những điều họ nói

+, Nói lại những từ hoặc câu khóa sau khi nghe họ nói 

+, Ghi chép lại nếu cần thiết sẽ giúp bạn tập trung hơn

+, Hãy thực hành nhiều 

Chúng ta thực lắng nghe để rồi thực sự thấu hiểu và khi ta thấu hiểu ta có thể giúp đỡ và ủng hộ, khi đó sẽ nâng cao được chất lượng và hiệu quả công việc đặc biệt trong quá trình mentoring.