Công việc đầu tiên (full time) của mình sau tốt nghiệp là làm trợ lý dự án.

Một hôm, sếp gọi vào bảo: “Mai ơi, cô nghĩ cháu nên học thêm về nghiệp vụ thư ký”.

Một câu duy nhất ấy thôi mà thay đổi hoàn toàn cách mình tiếp cận công việc sau này, và nó là bài học mình vẫn truyền lại cho các em nhân viên mãi mãi về sau.

Nhiều bạn trẻ sau này không có được may mắn gặp được sếp xịn như sếp của mình. Không có người chỉ cho bạn “keyword” bạn còn thiếu để hoàn thiện bản thân. Bạn phải tự mày mò, tự trải nghiệm, trầy trật va vấp và sai lầm. Mất nhiều thời gian đi tìm keyword mà không tìm ra, vì bạn sẽ không biết điều mà bạn không biết. Bạn không hiểu mình thiếu hay hổng ở đâu để bù lấp.

Sếp nhắc như vậy, mình biết là mình kém tắm gì đó rồi. Vậy là mình về lục lọi đủ các sách về nghiệp vụ thư ký, từ trường ngoại giao, trường văn thư, từ các tài liệu online, tài liệu nước ngoài. Ok, vậy được một đống lý thuyết lớn, và bắt đầu tự tổng hợp, tự X Y GIÁO TRÌNH cho riêng mình. Bí kíp ở đây là, bạn phải có khả năng tự học, tự tổng hợp cao, vì ra cuộc đời, không ai có thời gian chỉ dạy cho bạn từng chút một, hoặc đọc cho chép như thời học sinh, sv nữa. Họ chỉ có thể nói cho bạn là bạn đang yếu ở đâu, hoặc may mắn hơn là chỉ cho bạn cần tìm tài liệu, thông tin ở đâu. Vậy là tốt lắm rồi.

Tự xây giáo trình cũng là nguyên tắc mình áp dụng cho mọi việc học khác sau này trong cuộc sống của mình.

Mình phát hiện ra, dù được gọi bằng nhiều cái tên nghiệp vụ (hay chức danh công việc) khác nhau, như:

Quản trị văn phòng

Hành chính

Trợ lý văn phòng

Trợ lý giám đốc

Thư ký

Chánh văn phòng

...

Thì về bản chất nghiệp vụ thư ký cũng nằm ở một chữ “quán xuyến”.

Đây là một từ mà các cụ hay dùng, chắc thanh niên giờ không còn xài chữ này nữa. Nhưng nó là tổng hợp của nhiều kĩ năng cực đỉnh:

Có tầm nhìn bao quát bức tranh tổng thể (VD: Biết sếp sắp đi công tác thì phải rõ từng hoạt động nhỏ trong chuỗi công việc, chuẩn bị đầy đủ từ đặt xe, đặt vé, khách sạn, chuẩn bị tài liệu, giấy bút, biết sếp gặp ai, làm việc gì, chuẩn bị nội dung trước, tóm tắt trước cho sếp, họp xong thì tổng hợp, báo cáo lại…). Nói chung, nghĩ việc trước hộ sếp, làm sẵn hộ sếp.

Có con mắt tiểu tiết săm soi (vừa nói tổng thể, giờ lại đi sâu vào tiểu tiết, quá khó luôn) (VD: tài liệu phải không được sai chấm, phẩy, không được sai màu logo, phải nắm được tên tuổi của từng đối tác… → các bạn có OCD thường rất giỏi cái này (OCD = Rối loạn ám ảnh sự hoàn hảo)

Luôn gánh team: Một nhóm họp với nhau, người quán xuyến luôn chuẩn bị giấy bút, ghi chép cụ thể. Những người con lại mang người không đi, nghe xong rồi trôi tuột mất. Người quán xuyến tóm tắt đầy đủ nội dung họp, gửi lại cho mọi người, thúc giục mọi người làm việc đúng tiến độ.

Họ có tiêu chuẩn cực cao cho chất lượng sản phẩm. Họ lựa chọn nhà cung cấp với yêu cầu rất khắt khe. Họ hiểu chi tiết về các dịch vụ, sản phẩm được cung cấp, không ai qua mắt được họ để đưa dịch vụ kém chất lượng.

...

Dù bạn ở vị trí nào, thì bạn vẫn là một chấm nhỏ trong một chuỗi tương tác giữa con người với con người. Những người giỏi “quán xuyến” thường nhìn trước được sự việc, việc đến tay mình thì giải quyết chỉn chu, để việc qua tay mình đến với người khác ít khi bị lỗi ngớ ngẩn, người tiếp theo tiếp nhận công việc thường thuận tiện, không phải quay lại hỏi.

Sau gần 15 năm đi làm, phụ trách các kiểu dự án khác nhau, mình tưởng mình đã là người săm soi khó tính, cẩn thận tiểu tiết. Ai ngờ, mình lấy phải một anh béo còn siêu quán xuyến hơn cả mình.

Ví dụ: Một lần anh béo có nhiệm vụ tiếp khách là CEO và các giám đốc từ các chi nhánh trên thế giới đến. Công việc giao cho các nhân viên phòng hành chính lo đặt phòng, đặt nhà hàng, chuẩn bị cuộc họp, lịch trình… Mọi việc xong xuôi, anh béo và sếp của anh béo đi kiểm tra lại thì tá hoả vì “tiêu chuẩn quá thấp”. Đây là lưu ý nhỏ cho các bạn trẻ nhé, các bạn phải trải nghiệm đủ nhiều, và phải trải nghiệm dịch vụ sản phẩm từ thấp cấp đến cao cấp, để nâng tiêu chuẩn (standard) của mình lên. Và những gì hai anh này làm tiếp theo khiến mình hâm mộ mệt nghỉ:

Họ đi đến từng nhà hàng, ăn thử trước các món ăn, kiểm tra chất lượng phòng nhà hàng.

Họ kiểm tra kĩ xe thuê đưa đón, phải là loại xe hạng sang, phải được rửa sạch bóng, phải xức dầu thơm, phải ngồi lên xe chạy thử cùng lái xe, phải chọn đúng ông lái xe hôm đó đưa đón.

Họ đến tận phòng khách sạn, kiểm tra từng ngõ ngách của phòng, xem chất lượng, và không gian đủ rộng không.

Họ thuộc rõ khách nào hút thuốc, khách nào ăn chay, khách nào đạo Hồi, tháng Ramadan thì phục vụ gì cho khách đạo Hồi… và sắp xếp chuẩn chỉnh cho từng khách theo đúng nhu cầu riêng…

Đó mới chỉ là chuyện đón đưa, còn khi làm việc cũng khiến mình hết hồn. Hai anh này luôn thay nhau là người ra tận sân bay đón từng khách, và là người cuối cùng đưa khách từ nơi làm việc về khách sạn. Khách hạ cánh 4h sáng thì mấy anh ra sân bay từ 2h sáng để đón. Không cử lái xe nhé, không cử nhân viên lính mới nhé.

Còn nếu bạn có được may mắn nói chuyện với các nhà ngoại giao, những người chuyên tiếp đón các nguyên thủ, thì sẽ hiểu mức độ cầu kỳ, cẩn trọng, chỉn chu của họ thế nào. Mình chưa có cơ hội nói chuyện trực tiếp, nhưng đọc được một số sách viết về “Nghiệp vụ thư ký 5*” như vậy, thấy quả đúng là đỉnh cao của dịch vụ.

Đừng nghĩ chỉ có người làm hành chính văn phòng mới phải giỏi nghiệp vụ thư ký. Bạn làm chuyên môn thì không cần, chỉ cần giỏi chuyên môn. Ngay cả CEO, hay thủ tướng cũng phải đón tiếp, phục vụ ai đó.

Trong đời này, dù ở vị trí nào thì bạn cũng sẽ phải phục vụ một người khác. Hoặc có ai đó đứng ngay sau bạn trong chuỗi công việc. Hãy đảm bảo việc qua tay bạn, mọi thứ đều chỉn chu hoàn hảo tối đa, sản phẩm của bạn chính là uy tín của bạn.