1. Trước buổi gặp

- Tìm hiểu về thông tin người cố vấn, kinh nghiệm, quá trình làm việc, học tập, lĩnh vực chuyên môn của họ.

- Xác định mục tiêu của quá trình kết nối với người cố vấn.

- Chủ động đặt ra trước các câu hỏi, vấn đề muốn tìm hiểu, có thể thảo luận trước với người cố vấn (bạn nên xác định trước các đề mục lớn muốn trao đổi với họ).

- Hỏi người cố vấn về những thứ cần chuẩn bị (laptop, CV, cover letter,v.v...)

- Thống nhất với người cố vấn về thời gian hẹn gặp, chủ động đặt lịch hẹn, lên khung cơ bản nội dung của buổi hẹn.

2. Trong buổi gặp

a. Mở đầu buổi gặp

- Giới thiệu bản thân, quá trình học tập, làm việc.

- Chia sẻ mục đích, mục tiêu phát triển, định hướng.

Cụ thể: Đề xuất một số mốc thời gian thực tế, chuẩn bị để nói về những thách thức hoặc trở ngại mà bạn dự tính sẽ gặp phải.

- Chia sẻ về kỳ vọng của quá trình cố vấn (thời lượng, tần suất, gặp mặt, trao đổi,v.v...), kỳ vọng về kết quả đạt được sau chương trình (không có cố vấn nào có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn, nhưng bằng cách nói rõ ràng những kỳ vọng của mình, họ sẽ có cơ hội để làm rõ những gì có thể cùng thực hiện với bạn).

- Xác định các quy tắc chung (điều này sẽ đảm bảo việc người cố vấn và bạn có không gian làm việc, trao đổi thoải mái, nắm được đích đến và giới hạn của quá trình cố vấn).

b. Trao đổi nội dung chính (một số câu hỏi, chủ đề tham khảo)

- Hỏi người cố vấn về những vấn đề đang quan tâm:

+ Câu hỏi về thông tin chung: đặc thù của lĩnh vực quan tâm. Ví dụ: văn hóa doanh nghiệp, cách học hiệu quả, lộ trình thăng tiến, v.v...

+ Câu hỏi dựa trên vấn đề cá nhân của bạn: Bạn hiện đang gặp vấn đề là, làm sao để cải thiện tình hình hiện tại, v.v...

+ Câu hỏi tình huống dành cho cố vấn: nếu như - thì sao? Trong trường hợp - thì giải quyết thế nào, v.v...?

- Các nguồn thông tin chính để hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề: tài liệu tham khảo, các nguồn cần đọc, v.v...

- Đánh giá, nhờ người cố vấn hỗ trợ về những dự án, tài liệu đang có liên quan đến lĩnh vực cố vấn

Lưu ý: Bạn nên ghi chú đầy đủ các thông tin trao đổi với cố vấn của mình nhằm hỗ trợ việc nắm bắt thông tin hiệu quả nhất.

c. Kết thúc buổi gặp

- Chốt lại buổi hẹn:

+ Về kế hoạch sắp tới (trong việc luyện tập, trau dồi phát triển bản thân)

+ Về những tài liệu cố vấn gợi ý

+ Về thời hạn của những việc cố vấn đã cùng bàn bạc với bạn

- Dự định sắp tới:

+ Các mốc mục tiêu cần đạt được 

+ Dự kiến buổi hẹn tiếp theo

3. Sau buổi hẹn

- Hoàn thành báo cáo buổi hẹn: Báo cáo sẽ là một công cụ hữu ích ghi lại lịch sử trao đổi với giữa bạn và người cố vấn, giúp bạn tiếp thu có hiệu quả hơn các thông tin từ cố vấn của mình, hỗ trợ cố vấn hiểu rõ hơn về khả năng tiếp thu của bạn và có thể đưa đến những điều chỉnh, gợi ý phù hợp.

- Gửi báo cáo buổi hẹn: Bao gồm ghi chú cuộc họp và kế hoạch hành động, thể hiện sự sẵn sàng cho lần gặp gỡ tiếp theo.

- Giữ kết nối với cố vấn của mình: Bao gồm: 

+ Cập nhật các thông tin cần thiết như quá trình thực hiện các mục tiêu của bạn, thành quả sau thời gian trau dồi, phát triển, hoàn thành đúng thời hạn các công việc đã  thỏa thuận với người cố vấn.

+ Duy trì mối quan hệ gần gũi, thoải mái, dễ dàng trao đổi với người cố vấn.